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Objectif #
Choisir le mode d’attribution d’un événement, c’est-à-dire la règle qui détermine quel conseiller sera affecté à chaque rendez-vous. Ce réglage influence également, pour l’un des modes, les créneaux proposés à vos clients.
Temps estimé : 5 minutes
Prérequis : Avoir créé l’événement et constitué son équipe (onglet Équipe > Liste).
Lexique #
Priorité d’un conseiller : elle correspond à sa position dans la liste des membres de l’équipe (onglet Équipe > Liste, « Membres de l’équipe par ordre de priorité »). Le premier de la liste est le plus prioritaire. Vous modifiez la priorité en réordonnant la liste.
Les quatre modes en un coup d’œil #
| Mode | Le client choisit son conseiller | Créneaux proposés | Conseiller attribué |
|---|---|---|---|
| Choix utilisateur | Oui | Ceux du conseiller choisi | Le conseiller choisi |
| Par priorité | Non | Ceux de toute l’équipe | Le premier disponible dans l’ordre de la liste |
| Optimisé | Non | Ceux de toute l’équipe | Celui qui a le moins de rendez-vous |
| Uniforme | Non | Ceux des conseillers les moins chargés uniquement | Celui qui a le moins de rendez-vous |
Choix utilisateur #
Le client sélectionne lui-même son conseiller : une étape supplémentaire apparaît dans le parcours de réservation, avant le calendrier. Une fois le conseiller choisi, le calendrier n’affiche que ses disponibilités.
Trois options complètent ce mode :
- Autoriser l’utilisateur à ne pas choisir son conseiller : un bouton « Sans préférence » est proposé. Il faut alors définir un mode d’attribution en cas de non préférence parmi Par priorité, Optimisé ou Uniforme, qui prendra le relais.
- Autoriser l’utilisateur à filtrer la liste : un champ de recherche permet de retrouver un conseiller par son nom ou sa fonction.
- Afficher la fonction du conseiller : le métier de chaque conseiller apparaît sous son nom.
Quand l’utiliser : relation nominative suivie, portefeuille client, spécialités que le client doit pouvoir identifier.
À savoir : vous pouvez aussi pré-sélectionner un conseiller en passant son identifiant dans l’URL de prise de rendez-vous, et bloquer la réservation si ce conseiller est inconnu. Ces réglages se trouvent dans l’onglet Restrictions et ne s’appliquent qu’en mode Choix utilisateur.
Par priorité #
Le conseiller est attribué automatiquement, sans étape de choix pour le client.
Le calendrier affiche les disponibilités de toute l’équipe : dès qu’un membre est disponible sur un créneau, ce créneau est proposé. C’est le mode qui offre le plus grand nombre de créneaux.
À la validation, Apenday parcourt la liste des membres dans l’ordre défini et affecte le rendez-vous au premier conseiller réellement disponible sur le créneau retenu.
Quand l’utiliser : vous voulez qu’un référent absorbe les rendez-vous en priorité, les autres membres jouant le rôle de renfort.
Point d’attention : la charge n’est pas équilibrée. Le premier de la liste reçoit tous les rendez-vous tant qu’il est disponible.
Optimisé #
Le conseiller est attribué automatiquement, en combinant charge de travail et priorité.
Comme en mode Par priorité, le calendrier affiche les disponibilités de toute l’équipe : aucun créneau n’est masqué. Un conseiller déjà très sollicité reste proposé s’il est le seul disponible.
À la validation, Apenday compare les conseillers disponibles sur le créneau et affecte le rendez-vous à celui qui en a le moins sur cet événement. Sont comptabilisés :
- les rendez-vous à venir au statut « planifié » ;
- les rendez-vous déclarés « terminé » ou « manqué » depuis le premier jour du mois en cours.
En cas d’égalité, c’est le conseiller le plus haut dans la liste de l’équipe qui est retenu.
Quand l’utiliser : c’est le réglage à privilégier pour une équipe homogène. Il équilibre la charge sans réduire l’offre de créneaux visible par vos clients.
Uniforme #
Le conseiller est attribué automatiquement, avec une répartition stricte du nombre de rendez-vous.
Ce mode agit avant l’affichage du calendrier : Apenday compte les rendez-vous planifiés de chaque conseiller sur l’événement, ne retient que ceux qui en ont le moins, et calcule les créneaux uniquement sur ces conseillers. Les disponibilités des autres sont masquées jusqu’à ce que les compteurs se rééquilibrent.
Quand l’utiliser : vous avez un engagement d’égalité stricte du nombre de rendez-vous entre conseillers.
Points d’attention :
- Le nombre de créneaux visibles est mécaniquement plus faible qu’en mode Optimisé. Sur une équipe aux disponibilités hétérogènes, cela peut réduire sensiblement les prises de rendez-vous.
- Le compteur repose sur les rendez-vous au statut « planifié ». Un rendez-vous passé qui n’a jamais été déclaré « terminé » ou « manqué » continue donc de peser sur le compteur du conseiller et de masquer ses créneaux. La déclaration régulière des rendez-vous est indispensable au bon fonctionnement de ce mode.
Étapes de configuration #
- Ouvrez votre événement, puis l’onglet Équipe > Distribution.
- Sélectionnez le mode d’attribution souhaité dans la liste déroulante. Une aide contextuelle décrit chaque mode.
- Si vous avez choisi Choix utilisateur, indiquez si l’utilisateur peut ne pas choisir son conseiller, puis sélectionnez le mode d’attribution en cas de non préférence.
- Cliquez sur Mettre à jour.
Bonnes pratiques #
- Pour une équipe dont les membres ont le même périmètre, retenez Optimisé : il répartit la charge sans pénaliser la conversion.
- Ne retenez Uniforme que si l’égalité du nombre de rendez-vous prime sur le nombre de créneaux proposés, et si vos conseillers déclarent leurs rendez-vous de façon régulière.
- Quand vous activez « Sans préférence » en mode Choix utilisateur, retenez Optimisé comme mode d’attribution en cas de non préférence : les clients sans préférence gardent ainsi l’accès à l’ensemble des créneaux de l’équipe.
- Après un changement de mode, vérifiez le calendrier de votre parcours public : le passage en mode Uniforme peut faire disparaître des créneaux qui étaient visibles jusque-là.
À savoir #
- Quelle que soit la règle retenue, la disponibilité réelle du conseiller est revérifiée au moment de la réservation : disponibilités déclarées, indisponibilités, agenda professionnel synchronisé et nombre maximum de rendez-vous par jour.
- Si la sélection d’agence est active, seuls les conseillers rattachés à l’agence retenue par le client sont candidats.
- Si aucun conseiller ne peut être affecté, la réservation est refusée et le client en est informé.
- Les événements collectifs fonctionnent différemment : tous les membres de l’équipe sont convoqués sur le même rendez-vous, et un créneau n’est proposé que si l’ensemble de l’équipe est disponible. L’onglet Distribution ne s’applique pas à ce type d’événement.