Vous êtes autonome pour la création de vos comptes utilisateurs.
Accès : "Paramètres > Utilisateurs "Les onglets de la fiche d’un utilisateur dépendent de vos droits sur cet utilisateur. Un responsable d’équipe autorisé à modifier les disponibilités, mais pas les utilisateurs, n’ouvre que l’onglet Disponibilité.
Création d’un utilisateur #
Pour créer un nouvel utilisateur, cliquer sur le bouton en haut à droite, puis Ajouter.
Le paramétrage débute par la sélection du type d’Agenda à connecter.
Vous aurez le choix entre une connexion avec :
- Office 365
- Agenda
- Un agenda externe (iCal, Exchange, Zimbra…)
La connexion à l’Agenda permet :
- de vérifier la réelle disponibilité d’un collaborateur pour proposer uniquement les créneaux réellement disponibles.
- de déposer directement le rendez-vous d’un client dans l’agenda du conseiller.
Configuration générale #
Quelque soit le type d’agenda sélectionné précédemment, vous accèderez à la première étape dédiée à la configuration générale.
Vous pouvez créer un utilisateur sans l’activer dans un premier temps. A noter, l’activation déclenche l’envoi d’un mail de validation de compte.
Renseignez tous les champs obligatoires :
- Nom
- Prénom
La saisie de l’email de notification permet de renseigner une adresse email spécifique pour recevoir les notifications de rendez-vous, de satisfaction, de support.
Si ce champ n’est pas renseigné, c’est l’email principal du compte qui sera utilisé par défaut pour l’envoi des notifications
La saisie du numéro de téléphone mobile permet au conseiller de recevoir des notifications SMS.
Cliquer sur Créer et continuer pour poursuivre la création :
Cliquer sur « Mettre à jour » ou « Enregistrer et continuer » pour poursuivre la modification :
Type de compte #
Cette section vous permet de modifier la typologie de votre agenda que vous aurez défini lors de la première étape.
Accessibilité #
A vous de définir l’équipe d’appartenance de votre conseiller, son ou ses agences et le niveau de rôle associé.
Disponibilité #
Cet onglet n’apparaît que si l’utilisateur appartient à un espace client disposant de l’offre Book. Il regroupe les sections Créneaux par défaut, Affectation aux événements, Disponibilités par événement et Indisponibilités : voir Affecter un utilisateur aux événements grâce aux créneaux par défaut et Déclarer et gérer les disponibilités d’un utilisateur depuis son compte. Seules les sections permises par vos droits s’affichent. Sans le droit de modifier l’utilisateur, ses indisponibilités sont consultables mais pas modifiables.
Affectation aux événements #
Depuis cette rubrique, associez le conseiller à tous ses événements.
A l’aide de sélecteur, activez ou désactivez en fonction des parcours définis.
Indisponibilités #
Définissez des périodes d’indisponibilités pour un conseiller. Par exemple, un congé maladie non reporté sur son agenda.
Notifications #
Vous avez la possibilité d’activer les notifications pour le conseiller :
- Le type de notification
- Le canal
Le canal SMS n’est proposé que si l’espace client dispose d’une configuration SMS, mise en place par les équipes techniques Novadial. Il exige alors le numéro de téléphone de l’utilisateur, à renseigner dans l’onglet Général.
N’oubliez pas d’enregistrer vos préférences.
Avancé #
En tant qu’administrateur client et responsable d’équipe, vous pouvez mettre en place des automatisations avec le connecteur universel nommé Zapier.
Votre clé API est disponible et peut être régénérée.
