Apenday est connecté à votre agenda O365 afin de vérifier la disponibilité de l’utilisateur, de lui créer des rendez-vous, de les mettre à jour ou de les annuler.
Nous ne modifions pas les rendez-vous qui n’ont pas été créés par Apenday. Pour vérifier si le collaborateur est disponible, Apenday lit uniquement le début, la fin et le statut de chaque événement de son agenda. Il ne lit ni l’objet, ni les participants, ni le contenu des événements.
Principe de connexion #
La connexion utilise le protocole OAuth 2.0 en permissions déléguées, via Microsoft Entra ID et l’API Microsoft Graph. Elle repose sur une authentification individuelle : chaque conseiller se connecte une première fois à Apenday avec son compte Microsoft pour établir la liaison avec son agenda. Les règles de sécurité de votre organisation restent applicables, notamment l’authentification multifacteur (MFA) et les éventuelles politiques d’accès conditionnel.
Apenday ne dispose pas d’un accès global aux agendas du tenant : seuls les agendas des utilisateurs ayant réalisé cette connexion sont accessibles.
Une fois la connexion réalisée, Apenday peut :
- vérifier l’occupation de l’agenda et ne proposer que les créneaux réellement disponibles ;
- prendre en compte les statuts Outlook (Occupé, Absent du bureau, Travaille ailleurs, etc.) ;
- créer, mettre à jour et annuler les rendez-vous Apenday dans l’agenda.
Autorisations (scopes) demandées #
Lors de la première authentification, les autorisations suivantes sont demandées. Toutes les permissions sont déléguées : elles ne s’appliquent qu’à l’utilisateur connecté, jamais à l’ensemble du tenant.
| Autorisation (scope) | Type | Justification |
|---|---|---|
openid, profile | Déléguée | Identification de l’utilisateur lors de la connexion de l’agenda (standard OpenID Connect). |
User.Read | Déléguée | Lecture du profil de l’utilisateur connecté (adresse userPrincipalName) afin d’associer l’agenda au bon compte Apenday. |
offline_access | Déléguée | Obtention d’un jeton de rafraîchissement afin de maintenir la liaison agenda sans redemander une authentification à chaque synchronisation. |
Calendars.ReadWrite | Déléguée | Cœur fonctionnel : lecture des créneaux occupés pour le calcul de disponibilité ; création, modification et annulation des rendez-vous pris via Apenday. |
En savoir plus sur l’API Microsoft Graph : https://learn.microsoft.com/en-us/graph/api/user-post-events?view=graph-rest-1.0&tabs=http
Désactivation et réactivation d’un utilisateur #
Désactivation d’un utilisateur
Quand un utilisateur est désactivé dans Apenday, depuis le back-office ou par votre fournisseur d’identité (provisionnement SCIM), Apenday efface l’accès à son agenda et cesse de le consulter. Les événements déjà présents dans son agenda Outlook y restent. Ses rendez-vous Apenday à venir restent planifiés : réaffectez-les ou annulez-les.
L’autorisation donnée à Apenday reste en revanche enregistrée dans Microsoft 365. Pour la retirer, l’utilisateur ou l’administrateur de votre organisation Microsoft 365 doit le faire côté Microsoft.
Réactivation d’un utilisateur
Un utilisateur réactivé retrouve l’accès à son agenda à sa prochaine connexion à Apenday avec son compte Microsoft. D’ici là, son agenda Outlook n’est pas consulté : des créneaux peuvent lui être proposés même s’il est occupé dans Outlook. Demandez-lui de se reconnecter dès sa réactivation.
Statuts Outlook pris en compte #
Apenday tient compte du statut de chaque événement de l’agenda Outlook :
- « Occupé » bloque toujours la prise de rendez-vous ;
- « Libre » et « Inconnu » ne la bloquent jamais ;
- par défaut, « Absent du bureau » et « Travaille ailleurs » la bloquent, « Provisoire » ne la bloque pas.
Pour « Absent du bureau », « Travaille ailleurs » et « Provisoire », ce comportement peut être adapté canal par canal, par exemple pour ne pas bloquer les rendez-vous téléphoniques d’un conseiller qui travaille ailleurs. Le réglage vaut pour tous les événements de votre espace client. Adressez votre demande aux équipes techniques Novadial.
Attention : le réglage s’applique à chaque événement Outlook, pas à une journée entière. Une réunion réelle enregistrée avec un statut non bloquant, par exemple « Travaille ailleurs », rendra le créneau réservable sur les canaux concernés. Informez vos conseillers des statuts à utiliser.
Sécurité des échanges et hébergement #
- Les échanges avec Microsoft sont chiffrés en TLS (login.microsoftonline.com et graph.microsoft.com). L’ensemble des points d’accès de la plateforme Apenday est également chiffré en transit (HTTPS/TLS).
- Apenday s’authentifie auprès de Microsoft en tant que client confidentiel OAuth 2.0. Ses secrets sont stockés côté serveur, gérés via des variables d’environnement et des coffres de secrets, et ne sont jamais versionnés.
- Apenday est hébergé en France par AlwaysData. Les données sont stockées dans des datacenters situés en France / Union européenne, conformément au RGPD.
- Les données les plus sensibles font l’objet d’un chiffrement applicatif, avec une gestion des clés hors du code source.
- Chaque organisation cliente est cloisonnée logiquement : le filtrage des données par organisation est systématique.
Restrictions admin #
Selon la configuration de votre environnement O365, il sera nécessaire de demander à l’admin de votre organisation d’accorder des autorisations pour permettre à des applications tierces d’accéder à votre compte.
Si vous rencontrez une erreur pendant le processus de configuration, demandez-lui de se rendre sur son Admin Center et de mettre à jour les paramètres d’Applications Intégrées.
Accès Admin Center
Vous devriez y retrouver l’application Apenday : https://entra.microsoft.com/#view/Microsoft_AAD_IAM/StartboardApplicationsMenuBlade/~/AccessRequests
Lien vers la documentation Microsoft : https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/configure-admin-consent-workflow