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title: Déclarer et gérer les disponibilités d’un utilisateur depuis son compte
description: "La gestion des disponibilités est un élément central du bon fonctionnement d’Apenday. Elle permet de garantir que les rendez-vous proposés respectent à la fois l’organisation interne et les contraintes réelles des utilisateurs qui interviennent. Avec cette nouvelle fonctionnalité, Apenday vous…"
url: "https://support.apenday.com/support/declarer-et-gerer-les-disponibilites-dun-utilisateur/"
updated: "2026-10-21"
category: "Book - Suivi des Rendez-vous"
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# Déclarer et gérer les disponibilités d’un utilisateur depuis son compte

La gestion des disponibilités est un élément central du bon fonctionnement d’Apenday. Elle permet de garantir que les rendez-vous proposés respectent à la fois l’organisation interne et les contraintes réelles des utilisateurs qui interviennent.

Avec cette nouvelle fonctionnalité, Apenday vous permet désormais de **déclarer des disponibilités directement au niveau d’un utilisateur**, de manière simple et structurée. Ces disponibilités peuvent être :

- **ponctuelles**, pour gérer des situations exceptionnelles ;
- **récurrentes**, pour définir un planning standard dans le temps.

Chaque disponibilité peut être associée à **un ou plusieurs événements**, offrant ainsi une grande souplesse dans l’organisation des agendas et la gestion des ressources.

Ce tutoriel vous guide pas à pas pour :

- comprendre le fonctionnement des disponibilités utilisateur ;
- savoir quand utiliser une disponibilité ponctuelle ou récurrente ;
- paramétrer correctement leur impact sur les événements et la prise de rendez-vous.

À l’issue de ce tutoriel, vous serez en mesure de configurer des disponibilités cohérentes, lisibles et efficaces, afin d’optimiser la planification et l’expérience de prise de rendez-vous dans Apenday.

## 1. Comprendre la notion de disponibilité dans Apenday

Dans Apenday, une **disponibilité utilisateur** permet d’indiquer **quand un utilisateur peut être positionné sur un ou plusieurs événements**.

Elle sert à :

- cadrer les créneaux proposés aux usagers finaux ;
- éviter les prises de rendez-vous hors plages autorisées ;
- mutualiser des règles de disponibilité sur plusieurs types d’événements.

👉 **Important** :
Une disponibilité ne crée pas de rendez-vous.
Elle définit uniquement les **plages autorisées** pour en créer.

## 2. Prérequis avant de commencer

Avant de déclarer une disponibilité, assurez-vous que :

- l’utilisateur est **créé**dans Apenday ;
- au moins **un événement** existe (ex. : Visite technique, Appel de diagnostic, Intervention à domicile) ;
- vous disposez des **droits de gestion** des disponibilités de l’utilisateur. Un responsable d’équipe autorisé à modifier les disponibilités, mais pas les utilisateurs, ouvre une fiche réduite à l’onglet **Disponibilité**.

## 3. Accéder aux disponibilités d’un utilisateur

1. Connectez-vous à votre interface Apenday.
2. Sélectionner le menu **Utilisateurs**.
3. Cliquez sur l’utilisateur concerné.
4. Accédez à l’onglet **Disponibilité** puis à la section **Disponibilités par événement**.

Vous visualisez alors :

- la liste des disponibilités existantes s'il en existe ;
- un bouton **Créer**.

![](https://support.apenday.com/wp-content/uploads/2025/12/image-73-1024x633.png)

## 4. Ajouter une nouvelle disponibilité

Dans Apenday, la création d’une disponibilité s’effectue à partir du bouton **Créer**.

👉 **Le type de disponibilité (ponctuelle ou récurrente) dépend du contexte depuis lequel le bouton est utilisé**, mais **dans tous les cas, ce choix reste modifiable directement dans le formulaire de création**.

![](https://support.apenday.com/wp-content/uploads/2025/12/image-74-1024x698.png)

Concrètement :

- selon le positionnement du bouton **Créer**,
  Apenday peut préconfigurer par défaut une disponibilité **ponctuelle** ou **récurrente** ;
- **le type de disponibilité n’est jamais figé** à ce stade.

Une fois le formulaire ouvert, vous pouvez à tout moment :

- confirmer le type proposé,
- ou le modifier (ponctuelle ↔ récurrente) avant l’enregistrement.

![](https://support.apenday.com/wp-content/uploads/2025/12/image-75.png)

## 5. Créer une disponibilité ponctuelle

### 5.1 Quand utiliser une disponibilité ponctuelle ?

Utilisez une disponibilité ponctuelle pour :

- une journée spécifique ;
- une plage horaire exceptionnelle ;
- un renfort temporaire ;
- une situation non récurrente.

### 5.2 Paramétrage détaillé

Renseignez les champs suivants :

#### a. Événement(s) concerné(s)

- Sélectionnez **un ou plusieurs événements**.
- La disponibilité ne s’appliquera **qu’aux événements sélectionnés**.

![](https://support.apenday.com/wp-content/uploads/2025/12/image-77.png)

#### b. Dates

- Sélectionnez le **jour exact** ou les **jours exacts** de la disponibilité.

![](https://support.apenday.com/wp-content/uploads/2025/12/image-78.png)

#### c. Heure de début et heure de fin

- Définissez la plage horaire durant laquelle l’utilisateur est disponible.
- Exemple :
  - Début : 09:00
  - Fin : 12:00
  - puis
  - Début : 14:00
  - Fin : 18:00

![](https://support.apenday.com/wp-content/uploads/2025/12/image-79.png)

### 5.3 Enregistrer

Cliquez sur **Créer**.
La disponibilité est immédiatement active.

![](https://support.apenday.com/wp-content/uploads/2025/12/image-80.png)

Lorsque la disponibilité porte sur plusieurs dates ou plusieurs événements, la fenêtre **Création des disponibilités** affiche le résultat de chaque création et le nombre de disponibilités créées. En cas d’erreur, cliquez sur le nombre d’erreurs pour afficher la première. Cliquez sur **Fermer** une fois la création terminée.

![](https://support.apenday.com/wp-content/uploads/2025/12/image-81.png)

Puis les disponibilités sont consultables :

![](https://support.apenday.com/wp-content/uploads/2025/12/image-82.png)

## 6. Créer une disponibilité récurrente

### 6.1 Quand utiliser une disponibilité récurrente ?

Utilisez ce type pour :

- des horaires fixes chaque semaine ;
- un planning standard ;
- une organisation stable dans le temps.

### 6.2 Paramétrage détaillé

#### a. Événement(s) concerné(s)

- Sélectionnez un ou plusieurs événements.
- La même disponibilité peut s’appliquer à plusieurs événements simultanément.

![](https://support.apenday.com/wp-content/uploads/2025/12/image-83.png)

#### a. Type de récurrence

Choisissez la fréquence :

- quotidienne : jours de la semaine.

![](https://support.apenday.com/wp-content/uploads/2025/12/image-84.png)

#### b. Jours concernés

Cochez les jours de la semaine.

![](https://support.apenday.com/wp-content/uploads/2025/12/image-85.png)

- Exemple : lundi, mardi, mercredi.

#### c. Plage horaire

Définissez l’heure de début et de fin.

![](https://support.apenday.com/wp-content/uploads/2025/12/image-87.png)

- Exemple : 08:30 – 17:00.

#### d. Période de validité

- Date de début : quand la règle s’applique.
- Date de fin : optionnelle (recommandée pour les périodes temporaires).

![](https://support.apenday.com/wp-content/uploads/2025/12/image-88.png)

### 6.3 Enregistrer

La disponibilité est automatiquement générée pour chaque occurrence future.

![](https://support.apenday.com/wp-content/uploads/2025/12/image-89.png)

Lorsque la disponibilité porte sur plusieurs jours ou plusieurs événements, la même fenêtre **Création des disponibilités** affiche le résultat de chaque création.

![](https://support.apenday.com/wp-content/uploads/2025/12/image-90.png)

Puis les disponibilités sont consultables :

![](https://support.apenday.com/wp-content/uploads/2025/12/image-91.png)

## 7. Comprendre l’impact sur la prise de rendez-vous

Les disponibilités utilisateur :

- filtrent les **créneaux visibles** lors de la prise de rendez-vous ;
- s’additionnent aux autres règles (événement, ressources) ;
- s’appliquent uniquement aux événements associés.

👉 Si un utilisateur n’a **aucune disponibilité** sur un événement donné, **aucun créneau ne sera proposé**, même si l’événement est actif.

## 8. Modifier une disponibilité existante

1. Depuis la liste des disponibilités de l’utilisateur.
2. Cliquez sur la disponibilité à modifier.
3. Ajustez les paramètres souhaités :
   - horaires ;
   - jours ;
   - événements ;
   - période de validité.
4. Enregistrez.

Les modifications sont prises en compte immédiatement pour les futurs créneaux.

## 9. Supprimer une disponibilité

1. Sélectionnez la disponibilité concernée.
2. Cliquez sur **Supprimer**.
3. Confirmez l’action.

👉 La suppression peut impacter les créneaux futurs.

Si la disponibilité est partagée avec d’autres conseillers, **Supprimer** retire seulement cet utilisateur : les autres conseillers la conservent.

Sans les droits nécessaires, le bouton **Supprimer** est grisé : survolez-le pour en afficher la raison.

## 10. Bonnes pratiques recommandées

- Créer une **disponibilité récurrente de base** pour chaque utilisateur.
- Limiter le nombre de règles pour éviter les conflits de lecture.
- Vérifier régulièrement les événements associés.